Trattamento: definizione

L’articolo 4 del nuovo codice in materia di Data Protection ( GDPR ) descrive il trattamento in maniera precisa e puntuale. La definizione ufficiale è:

“qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.”

Perché un trattamento sia legittimo, esso deve avere delle basi giuridiche solide. Inoltre, l’autorità di controllo raccomanda la redazione e la tenuta del Registro delle attività di trattamento (nonostante questo strumento di Compliance previsto dalla normativa non sia obbligatorio).

Trattamento: le operazioni sui dati

I dati possono essere sottoposti ad innumerevoli operazioni, nell’elenco proposto di seguito possiamo vedere alcuni esempi:

• Raccolta: la fase iniziale. I dati, secondo varie metodologie, vengono raccolti ed è da qui che inizia il trattamento.
• Registrazione: i dati che sono stati raccolti durante la fase precedente vengono salvati.
• Organizzazione & Struttura: la prima descrive il modo in cui i dati vengono organizzati / classificati. La seconda invece la distribuzione dei dati stessi secondo uno schema predefinito.
• Conservazione: indipendentemente dal supporto utilizzato, questa fase comprende la memorizzazione e conseguente conservazione dei dati.

Tuttavia, quelle appena viste non sono le uniche operazione cui i dati possono essere assoggettati. Di fatto, i dati possono essere oggetto di:

• • Consultazione: consiste nell’attività di lettura dei dati.
  • Modifica: un cambiamento relativo ad una parte minima del dato. Si differenzia dall’elaborazione che di fatto consiste in una modifica sostanziale e significativa.
  • Selezione & Estrazione: la prima consiste nello scegliere alcuni dati che sono presenti all’interno di altri gruppi di dati già immagazzinati. La seconda invece fa riferimento ad ogni volta che i dati vengono estrapolati.
  • Comunicazione & Diffusione: fase che prevede la comunicazione dei dati in oggetto ad un soggetto determinato che non è il soggetto interessato. La diffusione invece prevede la comunicazione dei dati a soggetti indeterminati diversi dal soggetto interessato.
  • Cancellazione & Distruzione: la prima operazione include l’eliminazione del dato mentre la distruzione è l’attività conclusiva di questo processo, rappresenta un’eliminazione definitiva dopo la quale il dato non esiste più.

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Trattamento

Ogni trattamento deve obbligatoriamente essere svolto in modo legittimo, allo stesso modo le finalità dei trattamenti stessi devono essere:

• legittime;
• precise;
• esplicite.

Inoltre, i dati assoggettati al trattamento devono essere corretti e aggiornati, conservati per un periodo ragionevole. Il periodo di conservazione non può eccedere quello utile per espletare le finalità del trattamento stesso. Ovviamente, non è possibile che i dati oggetto del trattamento siano raccolti in maniera illecita.

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